Expositores

Reglamento de participación para expositores en FIL Niños y stands en vestíbulos

El hecho de llenar y remitir la solicitud de stand al Comité Organizador por parte del futuro EXPOSITOR o de efectuar cualquier pago por derecho de uso del stand establece la obligación de cumplir con el siguiente reglamento:

  • Glosario de términos
    1. Disposiciones generales
    2. De la exposición
    3. Montaje, instalación, mantenimiento, desmontaje y seguridad
    4. Responsabilidad civil
    5. Incumplimiento

    Montaje, instalación, mantenimiento, desmontaje y seguridad

    3.1 Los EXPOSITORES que acuerden con el COMITÉ ORGANIZADOR realizar por su propia cuenta el montaje de su STAND, deberán enviar antes del 28 de septiembre el diseño de este para su aprobación, junto con su póliza de seguro y formato de registro de proveedor. Adicionalmente, los stands con segundo piso deberán enviar la identificación del DRO y cálculo estructural.

    3.2 Los EXPOSITORES que contraten con el COMITÉ ORGANIZADOR un stand con montaje institucional deberán enviar su formato de requerimientos de montaje antes del 28 de septiembre, ya que cualquier cambio solicitado en sitio generará un costo.

    3.3 Es obligación de cada EXPOSITOR dar a conocer el presente reglamento y las políticas de participación de manera oportuna a la empresa encargada del diseño de su STAND para que esta lo tome en cuenta en la elaboración y en el montaje y desmontaje del STAND.

    3.4 El ingreso para el montaje al CENTRO DE EXPOSICIONES se podrá efectuar solo en los días fijados por la Coordinación de Montaje de la FIL, que serán señalados en el AVISO DE MONTAJE, documento que será enviado oportunamente al correo registrado como “responsable de la participación” en la solicitud de STAND. Los EXPOSITORES que necesiten tiempo extraordinario para las operaciones de montaje deberán contar con autorización escrita de parte del COMITÉ ORGANIZADOR y cubrir las cuotas y requisitos que exija para tal efecto EXPO GUADALAJARA.

    3.5 EL COMITÉ ORGANIZADOR establecerá los horarios y plazos de desmontaje al término del EVENTO. Los EXPOSITORES que necesiten tiempo extraordinario para las operaciones de desmontaje deberán cubrir las cuotas y requisitos que exija para tal efecto EXPO GUADALAJARA.

    3.6 Queda prohibido a los EXPOSITORES llevar a cabo actividades de montaje y desmontaje durante los días del EVENTO.

    3.7 A los EXPOSITORES que hayan contratado STAND equipado por la FIL, se les permitirá el ingreso al CENTRO DE EXPOSICIONES un día antes de la inauguración del EVENTO, de las 8:00 a las 20:00 horas.

    3.8 El COMITÉ ORGANIZADOR podrá dejar sin efecto el derecho de uso del STAND que tiene el EXPOSITOR cuando este no se haya presentado a montar o instalar sus materiales en su STAND antes de las 16:00 horas del día previo a la inauguración del EVENTO; lo anterior, sin derecho a reembolso a favor del EXPOSITOR.

    3.9 El COMITÉ ORGANIZADOR informará el día y la hora en la que el EXPOSITOR podrá ingresar a instalar el mobiliario, libros o demás productos que presentará, exhibirá, mostrará, promocionará o venderá al público asistente al EVENTO, y será obligación del EXPOSITOR acatar este horario, así como cualquier requisito adicional del COMITÉ ORGANIZADOR.

    3.10 El EXPOSITOR deberá concluir la instalación del mobiliario, libros o demás productos que presentará, exhibirá, mostrará, promocionará o venderá al público asistente al EVENTO, a más tardar a las 20:00 horas del 23 de noviembre de 2018.

    3.11 No podrán utilizarse para el montaje de los STANDS materiales como tablarroca, yeso o similares, ni se podrán realizar trabajos de carpintería, herrería, equipos neumáticos, soldadura u otros que afecten la ambientación general de los STANDS o del CENTRO DE EXPOSICIONES.

    3.12 Salvo lo señalado en el presente documento, no está permitido fijar (amarrar, clavar, atornillar, perforar, pegar, etcétera) ningún objeto en las columnas, pisos, muros o plafones del CENTRO DE EXPOSICIONES; tampoco estará permitido abrir los centros de carga o las cajas de contactos, así como ingresar automóviles, góndolas u otros medios de transporte que puedan dañar el alfombrado. Cualquier daño que se ocasione por el incumplimiento de las disposiciones antes señaladas, deberá ser cubierto por el EXPOSITOR responsable conforme lo determine el COMITÉ ORGANIZADOR. No se permiten anuncios luminosos, salvo que el EXPOSITOR cubra los requisitos de seguridad establecidos por la FIL y que no estén al alcance del público. Para conocer los requisitos de seguridad deberá ponerse en contacto con el COMITÉ ORGANIZADOR.

    3.13 Además de las disposiciones del punto 3.11, el EXPOSITOR del Área Internacional deberá tener especial cuidado de la alfombra, únicamente está permitido el ingreso de plataformas de carga propiedad del recinto, sólo se podrá utilizar cinta marca Janel para sobre alfombrado; es de carácter obligatorio colocar plástico de protección en el perímetro del stand y no está permitida la construcción de stands, únicamente se podrán ejecutar maniobras de ensamblaje. Todo daño ocasionado a la alfombra tendrá una sanción económica que determinará el CENTRO DE EXPOSICIONES.

    3.14 Es obligación de cada EXPOSITOR elaborar un inventario del mobiliario y equipo electrónico que introduzca al CENTRO DE EXPOSICIONES para su STAND, en el formato correspondiente que deberá entregar al personal de seguridad a su llegada, este será firmado de recibido por dicho personal, con el fin de dejar constancia para todos los efectos legales correspondientes. Este inventario se tendrá que actualizar cada vez que se introduzcan bienes adicionales y servirá para poder retirar del CENTRO DE EXPOSICIONES la totalidad de los bienes.

    3.15 Las medidas de seguridad y vigilancia dispuestas por el COMITÉ ORGANIZADOR tenderán a proteger, en la medida de lo posible, a las personas dentro del CENTRO DE EXPOSICIONES. No obstante, la seguridad y vigilancia que el COMITÉ ORGANIZADOR establecerá, los EXPOSITORES serán los custodios y depositarios de sus bienes, ubicados en los STANDS, por lo que, en caso de daño, destrucción o pérdida de ellos, liberan de cualquier responsabilidad a la FIL y al COMITÉ ORGANIZADOR.

    3.16 El servicio de la bodega es gratuito y exclusivamente para libros. El COMITÉ ORGANIZADOR no se hace responsable por la pérdida o daños a los materiales depositados en esta bodega. Los libros que no sean retirados a más tardar el lunes 3 de diciembre de 2018 serán donados a instituciones. Para hacer uso de la bodega la editorial deberá entregar al responsable de la misma, una carta incluyendo los nombres de las personas autorizadas para ingresar y retirar materiales.

    3.17 Los EXPOSITORES deberán contratar el o los seguros que amparen los siguientes conceptos:

    • Robo o destrucción de sus bienes.
    • Lesiones o muerte del personal que presta servicios a su favor (contratado directa o indirectamente por el EXPOSITOR).
    • Daño o destrucción de los bienes de terceros, por causa imputable al EXPOSITOR.
    • Lesión o muerte del personal que presta servicios en favor de terceros, por causa imputable al EXPOSITOR.
    • Daños a terceros y a la propiedad que pudieran ocasionarse por los EXPOSITORES.
    •  

      El seguro deberá tener vigencia durante el montaje, el desarrollo de la feria y el desmontaje de la misma.

    3.18 El EXPOSITOR será responsable de los daños y perjuicios que se ocasionen a terceros por su personal o sus bienes, lo anterior en los términos dispuestos por el Código Civil del Estado de Jalisco y, en su caso, por el Código Penal del Estado de Jalisco.

    3.19 Cada EXPOSITOR se responsabilizará de su personal y asumirá el carácter de patrón para todos los efectos legales correspondientes, con lo que desliga a la FIL de cualquier conflicto que se suscite entre el EXPOSITOR y su personal.

    3.20 Queda absolutamente prohibido introducir, utilizar o conservar en el STAND materiales o sustancias explosivas, altamente inflamables, combustibles, juegos pirotécnicos o cualquier sustancia peligrosa y análoga a las anteriores.

    3.21 Se prohíbe a los EXPOSITORES y su personal introducir e ingerir dentro del STAND bebidas embriagantes, salvo en el caso de llevar a cabo algún coctel. Asimismo, queda prohibido presentarse en estado de ebriedad, fumar o consumir cualquier otra sustancia que altere sus facultades físicas o mentales.

    3.22 Los materiales de embalaje o aquellos utilizados para el montaje del STAND, señalización, publicidad y otros similares, que no sean utilizados en la decoración del STAND o no sean parte del mobiliario instalado en este, no podrán conservarse en el STAND durante los días de exposición, salvo cuando por su tamaño no dificulten la circulación de personas, ni afecten la armonía visual del STAND y sus perímetros.

    3.23 Al terminar el montaje y desmontaje, el EXPOSITOR está obligado a retirar la basura o sobrante de material, en caso de incumplimiento le será cobrado el servicio de limpieza.

    3.24 Al terminar el desmontaje, el EXPOSITOR está obligado a realizar la entrega del STAND y de los accesorios alquilados, en perfecto estado, al personal designado por el COMITÉ ORGANIZADOR, para lo cual se deberá realizar el inventario correspondiente. Se considerará responsable al EXPOSITOR de cualquier daño, avería o pérdida que sufran los STANDS y los accesorios alquilados, en cuyo caso deberá restituir o pagar su valor antes de abandonar el CENTRO DE EXPOSICIONES.

    3.25 EXPO GUADALAJARA está autorizada para establecer, modificar y hacer cumplir reglas de uso y seguridad del CENTRO DE EXPOSICIONES, razón por la cual el COMITÉ ORGANIZADOR no es responsable de las medidas, restricciones o limitaciones que imponga dicha instancia en relación con el inmueble y su equipamiento. En consecuencia el EXPOSITOR estará obligado a cumplir con dichas disposiciones.