Expositores

Reglamento de participación para expositores

El hecho de llenar y remitir la solicitud al Comité Organizador por parte del futuro expositor o de efectuar cualquier pago por derecho de uso del stand establece la obligación de cumplir estas reglas y estar enterado de su texto.

  • Glosario de términos
    1. Disposiciones generales
    2. De la exposición
    3. Montaje, instalación, mantenimiento, desmontaje y seguridad
    4. Responsabilidad civil
    5. Incumplimiento

    Disposiciones generales

    1.1 La asignación de los STANDS será dispuesta por el COMITÉ ORGANIZADOR, el cual tomará en consideración la solicitud requerida por el EXPOSITOR. En caso de que el STAND solicitado por el EXPOSITOR no se le pueda asignar, el COMITÉ ORGANIZADOR podrá sugerir uno distinto al solicitado, pudiendo el EXPOSITOR aceptar dicha propuesta o abstenerse de participar en el EVENTO.

    1.2 Políticas de asignación de espacio:

    • Las empresas que participaron en la edición anterior conservarán su espacio siempre y cuando cumplan con las fechas de pago: primer pago, 15 de marzo; segundo pago, 15 de mayo, y tercer pago, 15 de agosto.
    • La FIL se reserva el derecho de reubicar o modificar los stands de acuerdo a las necesidades del área de exhibición, aún cuando el EXPOSITOR haya realizado pagos puntuales.
    • Las empresas que no participaron en la edición 2018 deberán enviar su solicitud de stand y esperar al mes de junio para recibir una propuesta de espacio de acuerdo con la disponibilidad del stand solicitado.

    1.3 En caso de no cumplir con las fechas de pago, EL EXPOSITOR deberá acatar las políticas de cambio de tarifa, reubicación y/o cancelación de stand establecidas en la sección de costos y tarifas de nuestra página web o en la confirmación del espacio contratado.

    1.4 En caso de que el EXPOSITOR cancele el stand asignado por el Comité Organizador o este cancele porque hubo incumplimiento por parte del EXPOSITOR, la FIL reembolsará los porcentajes que se señalan en el siguiente cuadro, de acuerdo con la fecha de cancelación.

    Fecha de cancelación Porcentaje a reembolsar sobre las
    cantidades pagadas hasta el momento
    Antes del 15 de junio 90%
    Del 16 de junio al 1 de julio 80%
    Del 2 de julio al 1 de agosto 60%
    Del 2 de agosto al 2 de septiembre 30%
    Del 3 de septiembre al 8 de diciembre Sin derecho a reembolso

    1.5 El EXPOSITOR puede participar durante cinco o nueve días, según lo señale en su solicitud, estando obligado a cumplir con lo solicitado; por ningún motivo deberá quedarse más de lo indicado o retirarse antes. Asimismo, deberá cumplir con el horario de 9:00 a 21:00 horas y hasta las 23:00 horas el viernes 6 de diciembre. En caso de salida anticipada el EXPOSITOR será sancionado con la cancelación de su espacio o con un cambio de lugar en la próxima edición de la FIL.

    1.6 Si el EXPOSITOR seleccionó en su solicitud la participación por cinco días, tiene hasta el 15 de agosto de 2019 para manifestar por escrito el cambio a nueve días, dicha modificación estará sujeta a disponibilidad y puede implicar reubicación de STAND.

    1.7 Los EXPOSITORES que soliciten su participación por cinco días están obligados a montar el STAND de acuerdo con el calendario indicado por el COMITÉ ORGANIZADOR, para dejarlo terminado el viernes 29 de noviembre de 2019, antes de las 20:00 horas. Asimismo, están obligados a desmontar el miércoles 4 de diciembre de 2019 a partir de las 21:00 horas y hasta las 22:00 horas a más tardar. No está permitido retirar del recinto material de exhibición hasta después de las 21:00 horas. En caso de que el EXPOSITOR se niegue a cumplir con la fecha estipulada de desmontaje el COMITÉ ORGANIZADOR tendrá el derecho de retirar sus materiales para hacer uso del STAND.

    1.8 Los EXPOSITORES que soliciten su participación por nueve días, están obligados a montar su STAND de acuerdo con el calendario indicado por el COMITÉ ORGANIZADOR, para dejarlo terminado el viernes 29 de noviembre de 2019, antes de las 20:00 horas. Asimismo, están obligados a desmontar el lunes 9 de diciembre debiendo terminar los trabajos de desmontaje antes de las 13:00 horas los stands de 9 a 36 metros y hasta las 22:00 horas los stands de 36 metros en adelante.

    1.9 Todos los EXPOSITORES están obligados a iniciar y concluir sus actividades de acuerdo con los horarios establecidos por el COMITÉ ORGANIZADOR. Los EXPOSITORES podrán ingresar 30 minutos antes de la apertura al público (8:30 am). La salida deberá ser efectuada por los EXPOSITORES 20 minutos después del cierre del EVENTO (21:20 horas).

    1.10 Los EXPOSITORES, en ningún caso podrán ceder total o parcialmente sus derechos sobre el STAND asignado, ni compartir el mismo, sin la autorización previa y por escrito del COMITÉ ORGANIZADOR. Si el EXPOSITOR encomienda a su distribuidor la operación del STAND, deberá notificarlo al COMITÉ ORGANIZADOR y hacerle saber que sólo deberá vender los productos correspondientes a su empresa, está prohibido agregar productos o materiales distintos a los exhibidos inicialmente. En caso de incumplimiento el COMITÉ ORGANIZADOR podrá tomar la determinación de reasignar el espacio en la próxima edición de la FIL.

    1.11 Queda prohibido que dos EXPOSITORES unan sus STANDS y desmonten los materiales puestos como división, en caso de requerir cualquier maniobra deberán solicitar autorización del COMITÉ ORGANIZADOR y esperar respuesta por escrito.

    1.12 En caso de que el expositor cambie, aumente o diversifique su fondo editorial, deberá notificar por escrito al COMITÉ ORGANIZADOR y no podrá subdividir el espacio de exhibición.

    1.13 La promoción y/o venta de sus productos deberá realizarse dentro de los límites del espacio contratado.

    1.14 Sin excepción, no se permite presentar, exhibir, mostrar, promocionar, vender o introducir al CENTRO DE EXPOSICIONES publicaciones, productos, servicios o artículos expresamente prohibidos por la legislación mexicana y los tratados internacionales suscritos por México, así como publicaciones que, en su contenido, hagan apología de la violencia.

    1.15 Los EXPOSITORES sólo podrán presentar, exhibir, mostrar, promocionar o vender OBRAS que ya se encuentren en otro STAND si presentan una carta de autorización de la editorial a la que pertenece la obra. Esta regla también se aplicará a los EXPOSITORES de productos diferentes a los libros. No se considera que un título se repita cuando, incluso, se trate de la misma OBRA, esta se presente en otro idioma o en diferente soporte. Las cartas de autorización deberán ser enviadas al COMITÉ ORGANIZADOR antes del 10 de agosto.

    1.16 En caso de que el EXPOSITOR no sea el EDITOR de las OBRAS que sean presentadas, exhibidas, mostradas, promocionadas o vendidas, deberá anexar a su solicitud una carta de cada una de las editoriales que promociona con la autorización para vender sus materiales en la FIL. En caso de no recibir estas cartas su espacio podrá ser cancelado.

    1.17 Las conductas realizadas por cualquier EXPOSITOR o su personal que vayan en contra de la moral o las buenas costumbres, que agravien el prestigio y el crédito de la FIL, o que constituyan conductas delictuosas o violatorias de los derechos de terceros asistentes al EVENTO, serán sancionadas conforme lo determine el COMITÉ ORGANIZADOR, sin responsabilidad para el mismo.

    1.18 El EXPOSITOR acuerda liberar de toda responsabilidad al envío de su solicitud, a la FIL y al COMITÉ ORGANIZADOR, por cualquier interrupción, suspensión o cancelación del EVENTO, causado por caso fortuito o de fuerza mayor, actos de autoridades locales o federales, actos de terceras personas, de EXPO GUADALAJARA, o por cualquier otra causa que esté fuera del control de la FIL y el COMITÉ ORGANIZADOR. En caso de interrupción, suspensión o cancelación del EVENTO, se entenderá que la FIL y del COMITÉ ORGANIZADOR han cumplido fielmente con todas sus responsabilidades u obligaciones para con el EXPOSITOR, y que este no tendrá derecho a devolución de cualquier depósito o pago hecho a favor de la FIL y el COMITÉ ORGANIZADOR.